見出し私署証書認証
私署証書認証
１ 署名認証とは、私法上の法律行為やこれに関連する事実を記載した書面（委任状，契約書，宣言書等）について、公証人が、その書面の作成者の署名（署名押印）又は記名押印が本人の意思に基づく真正なものであることを証明することです。
認証の対象となるのは、法律行為やこれに関連する事実が記載されている書面（私文書）で、署名（署名押印）又は記名押印があるものに限られますので、官公庁が発行した公文書の認証はできません。日本語で書かれているか、外国語で書かれているかは問いませんが、外国語で書かれている文書につきましては、内容等をお尋ねすることがあります。
署名の関係では、文書の名義人が、①公証人の面前で署名する方法、②既に署名（記名押印）済みの文書について、公証人の面前でその署名（記名押印）が自分のものであることを認める方法、あるいは、③名義人の代理人が、公証人の面前で、署名又は記名押印につき名義人自身が自ら行ったことを認めている旨を陳述する方法があります。
２ 宣誓認証は、公証人の面前で，証書の記載内容が真実であることを宣誓した上で、証書に署名若しくは記名押印し、又は、証書上の署名又は記名押印が自己のものであることを認めて認証を受けるものです。
記載内容が虚偽であることを知って宣誓した場合には過料の制裁があるため、記載内容の真実性を担保す もので、裁判所に提出する証書等に比較的多く利用されます。
宣誓認証は代理人によってすることはできませんので、作成者名義人本人が、公証役場まで出向く必要があります。
また、認証した証書１通を、公証役場で保存することになっているため、証書は２通用意する必要があります。
３ 謄本認証は、私署証書の原本とその写し（コピー）を持参して頂いて、これを公証人が対比して原本とその写し（コピー）とが同一内容であることを証明するものです。
＊私署証書の写しに対する認証となりますので、公文書は対象外になります。
謄本認証の場合は、文書の名義人でなく、どなたが原本とその写しを持参されても構いません。
４ 旅券（パスポート）の写し（コピー）は、これを添付した宣言書（Declaration)などを作成していただき、これを認証することができます。
なお、この認証を受ける際には、代理人が来られる場合であっても、パスポートの現物 をご持参願います。
外国文認証
○ 外国向けの私署証書につきましても、原則的には国内の私署証書と同様ですが、相手国との関係で認証方法やその後の手続きにつき注意を要する場合があります。
疑問等の場合は、お気軽にご相談下さい。
詳細は 日本公証人連合会のホームページ でもご参照いただけます。
よくある質問と回答
外国文認証について、お客様からよくお電話で問い合わせのある質問についての回答です。
1 外国文認証の意義
1-1 外国文認証とは、何ですか
外国文認証とは、外国語で作成された私署証書（作成者の署名、署名押印又は記名押印のある私文書のこと）に対する認証のことをいいます。外国文認証も公証人の権限とされている認証ですから、私署証書の一般原則に従って処理されます。
1-2 認証とは何ですか。また、認証した結果どうなるのですか
認証とは、私署証書の署名（署名押印又は記名押印を含む）の真正を、公証人が証明することです。
認証した結果、その文書が真正に成立したこと、すなわち文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことが推定されます。なお、あくまで公証人は文書の記載内容の真実性を証明することはできませんのでご注意ください。
1-3 認証はなんのためにするのですか
私文書に作成者の署名や記名押印がある文書を受け取っても、本当に作成名義人が署名や記名押印をしたかどうか分かりません。
そこで文書を本人が作成したことを証明する制度が、公証人の認証なのです。
1-4 認証の対象となる文書はどんな文書ですか、私署証書とはなんですか
対象となるのは、私文書の中の、とりわけ「私署証書」とよばれる文書です。
私署証書とは、作成者の署名又は記名押印のある私文書のことです。
公文書は公証役場では認証ができませんし、また私文書であっても、作成者の署名又は記名押印のないものは認証の対象とはなりません。
1-5 私署証書なら何でもいいのですか
法律効果に全く影響のない単なる自然現象や史実を記載した文書は駄目ですが、法律効果に直接間接に影響のある事実が記載されていれば認証の対象になります。
2 認証の種類
2-1 認証は、どのようにして行うのですか
以下の3つの方法があります
（1）面前署名 署名者本人が、公証人の面前で、証書に署名又は押印をする。
（2）面前自認 署名者本人が、公証人の面前で、証書の署名又は押印したことを自ら認める。
（3）代理自認 代理人が、公証人の面前で、証書の署名又は押印が署名者本人のものであることを自ら認める。
2-2 宣誓認証とはなんですか。通常の認証との違いはどこにあるのですか
通常の認証は私署証書の署名、署名押印又は記名押印の真正を、公証人が証明することです。
一方、宣誓認証とは、署名者が公証人の面前で「この文書に記載された内容が真実である」と宣誓した上で、証書に署名若しくは押印したとき、その旨を記載して認証する制度です。
公証人が、私署証書について、作成の真正を認証するとともに、制裁の裏付けのある宣誓によって、その記載内容が真実・正確であることを作成者が表明した事実をも公証するものです。
※証書の記載に虚偽があることを知りながら宣誓の上認証を受けた場合には、法律による過料の制裁があります
2-3 謄本認証とはなんですか。通常の認証との違いはどこにあるのですか
通常の署名認証は私署証書の署名、署名押印又は記名押印の真正を認証するものですが、謄本認証とは、私署証書の謄本が原本と一致することのみを認証します。
ただし、あくまで謄本認証の対象となるのは、私署証書に限られます。
3 ワンストップサービス
3-１ ワンストップサービスとは何ですか
外国文認証については、公証人の認証を受けた後、その公証人の所属する法務局（地方法務局）の長からその私文書に付されている認証が当該公証人の認証したものであることの証明を受け、次に外務省においてその法務局長の公印が間違いないことの証明を受け、最後に提出先の国の駐日大使館（領事館）の証明（これを「領事認証」といいます。）を受ける必要があります。
しかし、東京の公証役場ではワンストップサービスを提供しておりますので、外国文認証に際しては、公証人の証明書に加えて、法務局長の証明書と外務省の証明書まで発行することが可能です。
証明書には、以下の３つのタイプのものがあります。
（1）公証人の証明書のみ
（2）公証人の証明書＋法務局長の証明書＋外務省の公印確認証明書
（3）公証人の証明書＋法務局長の証明書＋外務省の証明書（アポスティーユ）
ワンストップサービスでは、以上の3タイプの証明書のうち、ハーグ条約加盟国では（1）から（3）まで全ての種類を、ハーグ条約非加盟国では（1）と（2）を、発行出来ます。ハーグ条約非加盟国の場合、⑴と⑵の証明書が発行されれば、役場での認証の後に、すぐに領事認証を受けることが可能です。
3-2 アポスティーユとは何ですか
東京の公証役場ではワンストップサービスを提供しているので、ハーグ条約加盟国の場合は、アポスティーユまで発行することが可能です。アポスティーユとはハーグ条約加盟国に提出する場合にのみ発行することができる外務省の証明書です。
公証人が認証した外国文書については、最後に提出先の国の駐日大使館（領事館）の証明（これを「領事認証」といいます。）を受ける必要がありますが、ハーグ条約加盟国同士の間では、条約で定めた形式の外務省のアポスティーユ（APOSTILLE）を受ければ、日本にある当事国の領事認証が不必要になり、その私文書を直ちに提出先の国に送ることができます。
ただし、ハーグ条約加盟国であっても、日本にある駐日大使館（領事館）の証明を必要とする場合もありえますので、提出先がどういった証明書を求めているのか、よくご確認ください。
3-３ ワンストップサービスは東京以外でもやっているのですか
北海道（札幌法務局管区内）、宮城県、神奈川県、静岡県、愛知県、大阪府及び福岡県の公証役場では、公証役場において公証人の証明書に加え、法務局長の証明書、及び外務省の証明書（アポスティーユ、大使館による領事認証を受けるための公印確認証明）を発行することが可能です（ワンストップサービス）。
4 認証に必要な書類
4-1 認証を受けるためにはどのような書類を用意したらいいのですか
認証を受けるために用意しなければならない書類については、「必要書類」ページ内、
「〇私署証書認証 必要書類」 リンク先のPDFをご覧ください。
4-2 委任状や役職証明書の書式のサンプルはありますか。
書式のサンプルについては以下のリンク先の「書式例」を参照してください。
書式例 (kasumigaseki-notary.tokyo)
4-3 宣誓認証を依頼したいときに必要な書類はなんですか
一般の署名認証と違い、宣誓認証は、公証人の面前で宣誓することが要件となっているため、代理人による嘱託は認められません。必ず署名者本人が役場へ出頭してください。
更に、宣誓認証の嘱託をするには、同一内容の証書を2部提出して頂かなくてはなりません。手続終了後、認証した証書の1部をお返しし、もう1部を役場で20年間保存します。
5 認証書類についてのよくある質問
5-1 書類は何語で書くのですか？
日本語で記載するのか、外国語で記載するのかは、私どもでは分かりかねます。
提出先がどの言語で記載された文書に認証をお求めなのかご確認ください。
5-2 文書を翻訳してもらうことはできますか？
認証をお求めの私署証書は、あくまでお客様に整えて頂くものです。
日本語の書類を当役場で外国語訳するサービスは行っておりませんのでご注意ください。
5-3 英語の認証文が欲しいのですが
日本の公証役場では、日本語で行う認証文が正式なものです。
ただし、提出先が外国の場合、日本語を解しないおそれがありますので、サービスとして、認証文の訳文を発行しております。
この場合、日本語の認証文に加えて、これを英語に翻訳した認証文を作成し、公証人がサインします。
5-4 パスポート（パスポートのコピー）を認証したいのですが
まず、パスポートの原本そのものは認証することができません。
そこで、パスポートをコピーして頂くことになりますが、パスポートのコピーもあくまで画像であり、私署証書ではありませんので、このままでは認証の対象にはなりません。
しかし、認証が欲しいパスポートの写しに、カバーレターとなる宣言書（Declaration）を作成して添付し、これに署名すれば、この宣言書に認証をとりつけることは可能です。宣言書は、あくまで認証の対象となる私署証書といえるからです。
この宣言書には、「添付書類は、日本国政府から発行された、私の旅券の写しに相違ない」…と、パスポートのコピーを添付した旨を宣言し、カバーレターと添付した書類との関係性を示すことが重要です。
＊なお、認証受付の際は、パスポートコピーに加えてその原本のご提示が必要です。
5-5 運転免許証のコピーを認証したいのですが
運転免許証のコピーそのものは画像であり、私署証書ではありませんので、このままでは認証の対象にはなりません。ただ、パスコートと同様カバーレターとなる宣言書（Declaration）を作成して署名すれば、この宣言書に認証をとりつけることで認証は可能です。
5-6 無犯罪証明書（犯罪経歴証明書）に認証が欲しいのですが
無犯罪証明書（犯罪経歴証明書）は公証役場で認証することができません。
外務省領事サービスセンター証明班にご照会下さい。
5-7 会社の登記簿謄本や、戸籍謄本など、公文書に認証が欲しいのですが
会社の登記簿謄本や、戸籍謄本などは、私文書ではなく公文書ですから、登記簿謄本自体は認証の対象にはなりません。公文書そのものに認証が必要な場合は、外務書領事サービスセンター証明班へお問い合わせ下さい。
5-8 会社の登記簿謄本や定款の原本を英訳したものに、認証を求められたのですが
登記簿謄本や定款を英訳したものは公文書ではありませんが、私署証書とはいえないので、このままでは認証することができません。
しかし、カバーレターとなる宣言書（Declaration）を作成して署名すれば、この宣言書に認証をとることが可能です。宣言書は、あくまで認証の対象となる私署証書といえるからです。
この宣言書には、「自分は日本語と英語に堪能であり、登記簿謄本の記載内容を誠実に翻訳した」…と、添付する登記簿謄本のことと、英訳もあわせて添付していることを説明することが重要です。なお、登記簿謄本を当役場で英訳するサービスは行っておりませんのでご注意ください。
5-9 卒業証明書のように文書の作成者から委任状をもらうのが難しい書類に認証が欲しいのですが
卒業証明書のように証書の署名者から委任状をとることが難しい場合、このままでは認証をとることができません。
この場合にも、カバーレターとなる宣言書（Declaration）を作成して署名すれば、この宣言書に認証をとることが可能です。卒業証明書は添付書類ということになり、認証の対象となる私署証書は宣言書となるからです。
この宣言書には、「添付書類は、○○（発行機関）から×月×日（発行年月日）に発行された、卒業証明書（又は卒業証明書の写し）である」…と、添付している書類が卒業証明書であるということを説明し、カバーレターと添付した書類との関係性を示すことが重要です。
5-10 通常の認証なのか、宣誓認証なのか、どちらをすれば良いか分かりません
書類によって必ずしも宣誓認証でなければならない、ということはありません。あくまで提出先のリクエスト次第ですので、よく提出先に確認してください。
